Пеньков А.А., ООО «Строй-ТК», 2013г.
Бизнес растет. Необходимы новые площади для развития. Договоренности об аренде дополнительных площадей есть, осталось дело «за малым»: спроектировать и построить офис и его инфраструктуру так, чтобы инвестиций оказалось достаточно для продуктивной работы организации в ближайшие годы (десятилетия).
Рассмотрим СКС как физический уровень информационно-вычислительной системы и обозначим «вехи» нашего анализа и пути решения возникающих пред Заказчиком проблем.
Разработка корпоративного стандарта на СКС.
Для начала необходимо определиться с предпочтениями Заказчика (ИТ-службой Заказчика) по решениям в технической части – типы коммутационного оборудования, категорийность СКС, организация коммутаций на АСО и пр. Здесь следует опираться на предыдущий опыт эксплуатации, наличие и площадь технических помещений, вероятность наращивания технических средств в них, организационные моменты в ИТ-подразделениях Заказчика (например: за ЛВС офиса отвечает один отдел, а за телефонию – другой).
Формирование типового Технического задания на СКС.
Немаловажный этап унификации – формирование типового Технического задания, включающего основные технологические требования к проектируемым системам, процедурам инсталляции и тестирования, возможности отступления от основных технических требований. Здесь, для скрупулезной проработки требований и пожеланий Заказчика, а также соответствия их требований существующим техническим возможностям, мы могли бы рекомендовать обращение в специализированные организации.
На этом этапе необходим анализ рынка в регионах, выбор вендора(ов). При выборе следует исходить из присутствия оборудования выбранного вендора(ов) в конкретном регионе, а также присутствия компаний-интеграторов, работающих в данном регионе с оборудованием данного вендора. Здесь, в нашем видении, оптимальна двухвендорная схема, позволяющая в конкретном регионе на конкретном объекте выбрать наиболее оптимальное для него решение в рамках сформированного ранее Типового ТЗ.
Рабочее проектирование СКС.
Данный этап потребует большой отдачи как от Подрядчика, так и от представителя Заказчика. Этап требует кропотливой и вдумчивой работы от обеих сторон, чтобы, в конечном итоге, на свет появился проект законченной Системы, которую впоследствии было бы легко администрировать и эксплуатировать, а при необходимости – модернизировать и наращивать. От Заказчика проектанту необходимо получить максимум информации, вроде бы и не столь важной, но, в конечном итоге, сильно влияющей на применяемые в проекте технические решения. Небрежное отношение к данному этапу любой из сторон неизбежно повлечет за собой переделки, наращивания, срывы сроков сдачи объекта и прочие «прелести», оговоренные нами выше.
Результатом работ будет являться комплект проектной документации по СКС, согласно которой впоследствии и будет вестись строительство. Этот же комплект документации Заказчик выдает участникам Тендера на строительство СКС.
Организация и проведение тендера на строительство СКС.
Здесь следует четко определить для себя основные критерии оценки и весовые коэффициенты в общем просчете, поскольку оценка по обычному критерию – СТОИМОСТИ – не всегда бывает адекватна слагающейся ситуации, например:
Компания 1 предложила сумму контракта в 790000 у.е, срок поставки оборудования – 18 дней, срок реализации проекта с момента поставки оборудования – 2 месяца. Компания 2 предложила сумму контракта в 825000 у.е., срок поставки оборудования в 4 дня, срок реализации проекта с момента поставки оборудования – 2 месяца. Вроде бы Компания 1 предлагает более выигрышные условия для Заказчика, но, не будем торопиться и рассмотрим ситуацию с другой стороны. Разница в стоимостных показателях в рассматриваемом нами проекте между Компанией 1 и Компанией 2 – 35000 у.е., разница в сроках реализации проекта – 2 недели, за счет более длительной поставки Компанией 1. Взяв стоимость аренды рассматриваемого нами офиса, по минимально возможным расценкам в г. Москве, получим дополнительные вложения (на аренду площадей, которые не могут использоваться, пока идет строительство СКС), равные приблизительно 350000 у.е., следовательно, реальная стоимость проекта возрастает до 960000+350000=1310000 у.е., что становится совсем невыгодным для Заказчика.
Формирование бюджета объекта строительства.
Допустим, основные ТТХ объекта составляют: Sобщ. = 12000м2, предполагаемое количество рабочих мест (сотрудников, которых необходимо обеспечить теми или иными сервисами посредством СКС) – 2000, 1 рабочее место состоит из 2-х портов категории 5е. В зависимости от выбранного вендора, стоимость смонтированного порта СКС может достигать 200-300у.е. Для удобства расчетов возьмем цифру 200 у.е. Нетрудно подсчитать, что бюджет объекта строительства будет составлять: 2000 р.м. х 2 порта х 200 у.е. + 20% (800 портов) избыточности системы для МФУ, точек доступа, дополнительного оборудования, возможностей некоторого уплотнения рассадки сотрудников и пр., в итоге - порядка 960000 у.е. и должен покрывать следующие текущие задачи проекта:
- Управление проектом;
- Техническое проектирование;
- Проведение тендера;
- Рабочее проектирование;
- Строительство;
- Последующая эксплуатация.
На этапе бюджетирования у Заказчика возникает естественное желание сэкономить, отбросив «избыточные» с его точки зрения порты и расставив рабочие места только там, где в настоящий момент четко обозначено рабочее место сотрудника, оставив избыточные для текущего состояния офиса порты «на потом». В рассматриваемом нами случае экономия на данном этапе составит порядка 160000 у.е.
При таком развитии событий следует учитывать, что в любом случае данный офис потребует дальнейшего наращивания сети, её модернизации в ближайшей перспективе, что, соответственно, повлечет за собой дополнительные вложения. Возьмем, для показательности, наращивание в ближайшие 1-2 года дополнительных 10% портов (пересадка сотрудников в места, которые не были предусмотрены для них изначально, подключение МФУ, факсов, точек доступа WiFi, появление в организации физически выделенных сетей для бухгалтерии, службы безопасности, трейдеров и т.п., постоянное расширение наиболее продуктивной части бизнеса, частые переезды и пр.). Получим цифру в 400 портов. Стоимость точечного наращивания для такого офиса, в пересчете на порт, будет в разы отличаться от стоимости порта при строительстве СКС изначально. Допустим, это будет к=2. Тогда стоимость наращивания 10% портов обойдется Заказчику в 400 портов х 200 у.е. х 2 = 160000 у.е., т.е., сэкономив на этапе строительства 160000 у.е, Заказчику в первые годы эксплуатации офиса дополнительно придется вложить те же самые 160000 у.е., теряя при этом время на переустройство сетей, испытывая значительные неудобства от работы подрядной организации в действующем офисе, и, самое главное, получив в итоге только 400 портов, тогда как за эти деньги на этапе строительства он получил бы 800! Добавим сюда возможные перебои в работе сети во время производства работ по наращиванию, необходимость сопровождения специалистами Заказчика производства работ по наращиванию, строительную пыль, обеспечение Подрядчика пропусками, местом для склада и переодевания сотрудников.
Строительство СКС.
Здесь для Заказчика, который выступает в роли Генподрядчика, важно увязать работы всех смежных подрядных организаций, этапность и очередность их работ, четко определить зоны ответственности, т.е. выполнить функцию Координатора проекта. Несогласованность в работах смежных организаций может сильно отодвинуть сроки окончания проекта, что, в свою очередь, повлечет за собой финансовые потери для Заказчика, а в некоторых случаях - и для Подрядчика.
Примеров финансовых потерь для Подрядчиков при реализации проектов – великое множество: от срывов сроков поставки материалов поставщиками, постоянного изменения объемов работ со стороны Заказчика (аппетит, как известно, приходит во время еды), до явного пренебрежения одного из Подрядчиков интересами других – зашив листами ГКЛ потолки в помещении, не дожидаясь прокладки кабелей систем охранно-пожарной сигнализации, СКС, электроснабжения и электроосвещения, видеонаблюдения и контроля доступа, тем самым не давая возможность другим Подрядчикам выполнить свои объемы работ.
Рецепт здесь может быть только один: четкое планирование работ, согласование между всеми заинтересованными организациями графиков работ, а также их четкое выполнение. Иначе удовлетворенных выполненным проектом в связке «Заказчик – Подрядчик 1 – Подрядчик 2 - … - Подрядчик N» может оказаться мало или не оказаться вообще.
Сдача в эксплуатацию СКС.
Часто Заказчик, видя приближение окончания строительства, начинает пытаться раньше установленного срока завезти мебель, рассадить часть сотрудников, запустить частями сеть, не дожидаясь процедур тестирования и сертификации СКС, естественно желая сократить свои издержки по аренде недействующего офиса.
Данные попытки сопряжены с большими неудобствами Подрядчиков по выполнению тех или иных работ – ведь, например, тестирование и сертификацию СКС никто не отменял, соответственно для того, чтобы их провести, Подрядчику необходимо будет получать санкцию на отключение сотрудников офиса от сервисов, производить само отключение, последующее подключение, проверку работоспособности и т.п.
Здесь также важен принцип очередности, т.е. пока Подрядчик не сдал полностью СКС (или сегмент, например этаж), Заказчик не начинает его эксплуатацию.
